Training & Implementatie

De geavanceerde digitale documentomgeving biedt enorme mogelijkheden om slagvaardig en kostenbesparend te werken, mits aan enkele basisvoorwaarden wordt voldaan. Zo moeten werkprocessen en documentenstromen nauwgezet worden geïnventariseerd en geanalyseerd. De geselecteerde hard- en softwaremodulen dienen op maat te worden geconfigureerd, om op efficiënte wijze bij te dragen aan de realisatie van de beoogde optimale werksituatie. En uw medewerkers moeten op de komende veranderingen worden voorbereid en worden getraind om de potentiële kansen van de digitale documentomgeving daadwerkelijk te kunnen benutten.

Infotec Kenniscentrum biedt u een totaalpakket van diensten waarmee u in staat wordt gesteld om volledig aan deze en andere voorwaarden te voldoen. In alle gevallen worden de diensten van Infotec Kenniscentrum op maat gesneden, zodat in uw specifieke situatie het hoogst mogelijke rendement uit de digitale documentomgeving wordt verkregen.

De hoofdmodulen van het dienstenpakket van Infotec Kenniscentrum zijn:

Training
De trainingen van Infotec hebben altijd als uitgangspunt de vraag: hoe kunnen individuen zo snel mogelijk efficiënt en effectief opereren in de nieuwe digitale documentomgeving? Het kennisen vaardigheidsniveau van individuele medewerkers wordt in kaart gebracht en afgezet tegen het vereiste niveau. Hieruit volgen de trainingsprogramma’s, die individueel, in workshops, op afdelingsniveau of klassikaal worden doorlopen. De trainingen worden in het opleidingscentrum van Infotec in Woerden verzorgd, of ‘on-site’ in uw organisatie. Naast het bijbrengen van kennis en vaardigheden zijn er ook programma’s voor het motiveren en stimuleren van medewerkers die in een nieuwe werksituatie terechtkomen.

Er worden trainingen ontwikkeld die exact op de in uw organisatie geïnstalleerde of te installeren configuratie zijn afgestemd, toegesneden op de voor u geldende optimale werkprocessen en documentenstromen. Het bijbehorende cursusmateriaal wordt eveneens op maat gemaakt, zodat medewerkers to-the-point worden geïnformeerd en niet worden belast met functies die niet van toepassing zijn.

Daarnaast biedt Infotec trainingen aan die algemeen productgerelateerd zijn, zoals werken met PDF, PrintShop Mail en WebTicket. Ook deze opleidingen zijn volledig toegesneden op toepassing in de kantoorpraktijk of op de reproafdeling, waardoor zij kort van duur zijn, maar krachtig van invloed.

Tot slot omvatten de trainingen van Infotec vele vormen van nazorg. Er kunnen key-users worden opgeleid die in uw organisatie nadere uitleg aan medewerkers geven en er zijn herhalingscursussen mogelijk. Daarnaast worden via de website en nieuwsbrieven gebruikerstips gedistribueerd en zijn de specialisten van de Infotec helpdesks altijd bereid om antwoord op vragen te geven. Dit alles in dienst van het gemeenschappelijke streven naar optimalisatie van uw documentomgeving.

Implementatie
Ook al zijn de analyses en inventarisaties vooraf, het keuzetraject en de beslissingsmomenten nog zo zorgvuldig uitgevoerd, alles kan nog mislopen als niet alle aandacht aan de implementatie wordt besteed. Infotec hanteert hier een strak geregisseerde projectmatige aanpak, waarbij niets aan het toeval wordt overgelaten. Vooraf is al vastgesteld waar welke systemen moeten komen, op welke plekken en op welke wijze de infrastructuur moet worden aangepast en hoe dit alles logistiek wordt ingevuld, zonder de klantorganisatie overlast te bezorgen. Als eenmaal alles op zijn plaats staat en de software is geïnstalleerd, volgen er de testcycli die nodig zijn, uitmondend in de acceptatietest van de klant. Parallel hieraan vinden de trainingen van eindgebruikers en beheerders plaats (zie hiernaast) en worden de laatste oneffenheden weggepoetst. De hele implementatiecyclus wordt uiterst efficiënt in de kortst mogelijke tijd voltooid. Dan kan het ‘echte’ werk beginnen. Voor u, maar ook voor Infotec, om te bewijzen dat de Infotec adviezen tijdens de levenscyclus van de documentsystemen daadwerkelijk van grote waarde blijken te zijn.