Beheren & budgetteren

Om de wildgroei in de documentomgeving te elimineren moet eerst een veranderingstraject worden doorlopen dat tot optimalisatie leidt. Het streven naar optimalisatie brengt met zich mee dat kosten worden bespaard en dat uw organisatie efficiënter en slagvaardiger gaat functioneren. Daarmee vergroot u de concurrentiekracht en de winstgevendheid van uw organisatie.

Consultants van Infotec gaan samen met u na hoe uw documentomgeving kan worden geoptimaliseerd. Dit is mogelijk door bijvoorbeeld de inzet van geavanceerde ‘tools’ -hardware en software- aan de hand waarvan op ieder moment relevante (management)informatie wordt verkregen. Daarbij gaat het enerzijds om instrumenten voor het beheer van de configuratie en de infrastructuur voor documentproductie en -management. Anderzijds worden middelen ingezet voor het analyseren van documentenstromen en de kosten die daaraan verbonden zijn. Beide elementen, beheren en budgetteren, zijn voorwaarden om tot optimalisatie te kunnen komen.

‘Meten is weten’ mag dan als een cliché klinken, er schuilt wel degelijk waarheid in. Zolang niet duidelijk is om welke documentenstromen het gaat, hoe omvangrijk die stromen zijn en wie de documentenstromen initiëren, is het niet mogelijk om een goed beheersbare documentomgeving te creëren. Infotec kan de benodigde data op tafel krijgen, waarmee een goede basis wordt gelegd om samen met u tot een verantwoorde invulling en budgettering van de gewenste documentomgeving te komen. In het verlengde hiervan kunt u samen met Infotec vaststellen welke tools het meest geschikt zijn om de kosten blijvend te beheersen, dus ook als de documentsystemen eenmaal hun dagelijkse bijdragen aan uw organisatie leveren. Er zijn tal van mogelijkheden hiervoor, zoals doorberekening van kosten per afdeling, team of werkplek.

Beheren
In deze fase van het Infotec Streamline vijf-stappenplan is van belang dat er een stevig fundament wordt gelegd voor goed beheer. Goed beheer vooronderstelt dat bekend is waar welke systemen zijn opgesteld, hoe en hoeveel die systemen presteren, wanneer contracten expireren, wie toegang heeft tot welke functionaliteit enzovoorts. Samen met de Infotec consultants bepaalt u tevens wie toegang krijgt tot welke beheerdata. Infotec zal ook voorstellen doen om de ‘levensloop’ van documentsystemen op de voet te volgen en te analyseren, om proactief op te kunnen treden, dus nog voordat zich een machinestoring gaat voordoen. Het unieke Continuous Operation System (COS) van Infotec staat volledig in het licht van perfectionering van het proactieve onderhoud. Dit leidt tot maximalisering van de bedrijfszekerheid en de productiviteit, waarbij bovendien kostenreducties kunnen worden gerealiseerd. In deze fase van het Infotec Streamline vijf-stappenplan is van belang dat er een stevig fundament wordt gelegd voor goed beheer. Goed beheer vooronderstelt dat bekend is waar welke systemen zijn opgesteld, hoe en hoeveel die systemen presteren, wanneer contracten expireren, wie toegang heeft tot welke functionaliteit enzovoorts. Samen met de Infotec consultants bepaalt u tevens wie toegang krijgt tot welke beheerdata. Infotec zal ook voorstellen doen om de ‘levensloop’ van documentsystemen op de voet te volgen en te analyseren, om proactief op te kunnen treden, dus nog voordat zich een machinestoring gaat voordoen. Het unieke Continuous Operation System (COS) van Infotec staat volledig in het licht van perfectionering van het proactieve onderhoud. Dit leidt tot maximalisering van de bedrijfszekerheid en de productiviteit, waarbij bovendien kostenreducties kunnen worden gerealiseerd.

Budgetteren
Naar gelang de omvang van de voor uw organisatie benodigde documentomgeving, de vereiste functionaliteit en de bedrijfskritische aspecten, zal Infotec voor u een reële begroting opstellen. Vaak kunnen benchmarks helpen om de budgettering juist in te kunnen schatten. Tegelijkertijd doet Infotec voorstellen om de kosten te bewaken, nu en in de toekomst. Door van meet af aan de juiste structuur en invulling hiervoor vast te stellen, kunnen de budgetten ook op lange termijn in de hand worden gehouden. U kunt met deze informatie ook uw R.O.I. bepalen.

Beheren en budgetteren vormen de pijlers voor de doeltreffende aanpak van de wildgroei in de documentomgeving en banen de weg naar de optimale werksituatie. Infotec helpt u daarbij op de meest professionele wijze.