Analyse & Inventarisatie

In de afgelopen decennia is er in nagenoeg alle organisaties wildgroei ontstaan in het (re)produceren, distribueren, bewerken en archiveren van documenten. Volgens de onderzoekers van IDC besteden ondernemingen gemiddeld 10% van hun omzet aan de documentencyclus. In diverse branches ligt dit percentage zelfs aanzienlijk hoger. Kantoormedewerkers besteden gemiddeld 60% van hun werktijd aan het (re)produceren, distribueren, opslaan en terugzoeken van documenten (bron: CAP Ventures). Alleen daarom al is het verstandig om de kopieer- en printcultuur, die de afgelopen jaren ongebreideld heeft kunnen gedijen, onder de loep te nemen.

Dankzij digitale technologie en de professionele ondersteuning van Infotec kunt u forse kostenreducties in uw documentomgeving realiseren, terwijl tegelijkertijd de effectiviteit van het werken in die omgeving aanzienlijk toeneemt. Het gezamenlijke positieve resultaat kan oplopen tot 40%, ofwel 4% margeverbetering bij een gemiddelde besteding van 10% van de omzet aan de documentomgeving. In documentrijke organisaties zal de margeverbetering op een nog hoger niveau kunnen uitkomen. Zo’n verbetering kan gemakkelijk het verschil maken tussen slagen en falen van de onderneming. Om tot de optimale documentomgeving te komen, is inzicht nodig in de huidige situatie in uw organisatie. De werkprocessen en de documentenstromen, alsmede de daarbij gehanteerde technieken en methodieken, moeten nauwkeurig in kaart worden gebracht. Alleen dan kan een plan van aanpak worden opgesteld dat de weg naar optimalisatie uitstippelt.

In het kader van Infotec Streamline biedt Infotec twee niveaus van Analyse & Inventarisatie:

Beknopte Inventarisatie

In de meeste organisaties is maar weinig bekend over wat aan de documentomgeving wordt besteed en wat het resultaat daarvan is. Tijdens de Beknopte Analyse & Inventarisatie registreren consultants van Infotec de status quo van uw documentomgeving, inclusief het ‘kostenplaatje’. Daarbij worden data verzameld over de fysieke inrichting van de documentomgeving, de afdrukvolumen, de ontvangen facturen en de aard van de lopende contracten. Deze data worden geanalyseerd in relatie tot de werkelijk gemaakte kosten, de behoeften en het belang van de documentomgeving voor de organisatie. Er wordt inzicht verschaft in de Total Cost of Ownership, uitgesplitst naar werkplek, per documentsysteem en per pagina. Aansluitend volgt er een Infotec rapportage met aanbevelingen die tot kostenbesparingen leiden.

Uitgebreide Inventarisatie
Zoals de beknopte variant, nu echter gedetailleerder en uitgebreid met voorstellen om tot optimalisatie te komen. Ook hier worden data verzameld over inrichting, facturen, volumen en contracten. Er wordt echter ook gekeken naar bijvoorbeeld de frequentie en intensiteit van piekbelastingen. Deze data worden geanalyseerd en aangevuld met interviews om een nauwkeurig inzicht te krijgen in de status quo van de organisatie en om de gewenste situatie te kunnen uittekenen. Werkprocessen en documentenstromen worden in beeld gebracht, inefficiënte situaties daarin worden geduid, behoeften en belangen worden vastgesteld en beheermethodieken worden in kaart gebracht. Bovendien wordt een uitspraak gedaan over de trend in de afdrukvolumen.

Vervolgens wordt de Total Cost of Ownership vastgesteld, per werkplek, per afdruksysteem en aard van afdruksysteem (printer, copier, fax e.d.) en per pagina. Hier worden nadrukkelijk ook de personeelskosten voor de documentomgeving bij de berekeningen betrokken en er kunnen tevens benchmarks worden georganiseerd om de prestaties te kunnen vergelijken met referentiebronnen in dezelfde branche. Dit leidt tot aanbevelingen van Infotec om werkprocessen te stroomlijnen, om de infrastructuur te optimaliseren en om forse kostenreducties te realiseren. Onder de adviezen van Infotec vallen ook de opzet van trainings- en begeleidingsprogramma’s, selectie van systemen (hard- en software, inclusief definitie van maatwerk, indien nodig), voorstellen voor de (stapsgewijze) implementatie van de nieuwe omgeving, het beheer, het onderhoud en de monitoring van de voortgang van het optimalisatieproject.

Juist omdat Infotec onderdeel is van een wereldwijd opererende specialist voor de documentomgeving, kan Infotec u professionele ondersteuning bieden op weg naar optimalisatie.